En cumplimiento de tas disposiciones de la Ley 1581 de 2012 «por fa cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales» y del Decreto reglamentario 1377 de 2013 «por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012», E McALLlSTER SAS, en adelante McALLlSTER, publica la presente política la cual contiene los lineamientos que aplica para el tratamiento de los datos personales de sus clientes, proveedores y usuarios.
1. Responsable de los Datos Personales
Razón Social del Responsable de los Datos: E McALLlSTER SAS
Número de Identificación tributaria: 860.004.270-0
Dirección: Autopista Norte KM 19 Lote El Triunfo
Ciudad: Chía (Cundinamarca)
Correo electrónico: servicioalcliente@emcallister.com
Área encargada: Departamento de mercadeo
Teléfono de contacto: 6762177 ext. 230
PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: La protección y tratamiento de datos personales en McALLlSTER se realizará con base en los siguientes principios los cuales a su vez determinarán los procesos internos relacionados con cualquier actividad de protección y tratamiento de datos personales.
Consentimiento informado o principio de Libertad. El Tratamiento de datos personales sólo podrá hacerse mediante el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos, tratados o divulgados sin autorización del titular, salvo mandato legal o judicial que supla el consentimiento expreso del titular.
Legalidad. El Tratamiento de datos personales en Colombia se realizará de conformidad a lo establecido en el ordenamiento jurídico vigente.
Finalidad del Dato. El Tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima, acorde con la Constitución y la ley. Dicha finalidad debe ser informada al titular de los datos para que éste exprese su consentimiento informado.
Veracidad del dato. Los datos de carácter personal deben ser veraces, completos, exactos, comprobables, comprensibles y mantenerse actualizados. Los datos parciales, fraccionados, incompletos o que induzcan a error no son susceptibles de protección o de tratamiento.
Transparencia. McALLlSTER garantizará el derecho del titular a obtener información actualizada y veraz acerca de sus datos.
Acceso y Circulación Restringida. En ejecución del tratamiento de datos personales realizado por McALLlSTER la información por ella recolectada sólo podrá ser usada por esta sociedad o sus vinculadas, en caso de que las hubiere, en el marco de las finalidades establecidas en la presente Política y en la autorización concedida por el titular de la información. El Titular con su Autorización, facultará a Mc ALLISTER para la Transferencia y cesión de sus datos personales para las finalidades por él autorizadas.
Temporalidad del dato. Una vez agotada la finalidad para la cual fueron recolectados y tratados los Datos Personales terminará su uso y McALLlSTER adoptará las medidas que aseguren su eliminación. Lo anterior sin perjuicio de las obligaciones legales existentes en materia de conservación de la información.
Seguridad del Dato. McALLlSTER, en calidad de Responsable o Encargado del Tratamiento de datos personales adoptará las medidas de seguridad físicas, tecnológicas y/o administrativas que sean necesarias para garantizar la seguridad, integridad, autenticidad y confiabilidad de los datos personales.
Confidencialidad. Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos de carácter personal, tienen la obligación profesional de guardar y mantener la reserva de tales datos aún después de finalizada la relación respectiva, salvo las excepciones legales. En virtud de lo anterior McALLlSTER dispondrá, en sus relaciones contractuales, de cláusulas de protección de datos y confidencialidad de la información.
Deber de Información. McALLlSTER informará a los titulares de los datos personales el régimen de protección existente así como la finalidad y principios que regulan el tratamiento de los datos recolectados y tratados.
Protección especial de datos sensibles. McALLlSTER no recolectará ni tratará datos personales relacionados con ideologías políticas, afiliación sindical, creencias religiosas, vida sexual, origen étnico y/o datos de salud, salvo autorización expresa del titular, por expresa disposición legal, cuando la situación específica así lo requiera o cuando la recolección o tratamiento de este tipo de datos redunde en beneficio de su titular.
2. Tratamiento de los Datos Personales capturados por el Responsable del Tratamiento: Para el tratamiento, recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión entre otras de datos personales de personas naturales o jurídicas por McALLlSTER, deberá obtenerse autorización previa e informada de su Titular (persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento) o quien se encuentre legitimado de conformidad con lo establecido en el artículo 20 del Decreto 1377 de 201 3, la cual podrá ser concedida por medio escrito, oraj o mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización y que pueda ser objeto de consulta posterior por su Titular o de quien se encuentre legitimado para ejercer los derechos del Titular conforme la ley.
Para efectos de la presente política, los términos que se señalan a continuación tendrán los siguientes significados, los cuales fueron tomados de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013:
a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
b) Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el Responsable dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
d) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas o determinables; Ciertos datos personales hacen parte de los denominados «datos públicos», dentro de los cuales se encuentran aquellos incluidos en el Registro Civil. McALLlSTER en aras de dar cumplimiento a sus obligaciones legales y contractuales, requiere del tratamiento de numerosos datos personales, entre estos los de sus trabajadores, a los cuales le resulta aplicable las disposiciones prevista por la Ley 1581 de 2012, y su Decreto Reglamentario 1377 de 2012, y en consecuencia la presente pol ítica.
e) Datos sensibles: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
f) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
g) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
h) Titular: Persona natural o jurídica cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
h) Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar, cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
i) Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de jos mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable».
McALLlSTER captura datos personales en las siguientes actividades, sin perjuicio que existan otras donde también lo haga: 1. Ejecución de contratos propios de su actividad comercial. 2. Captación de datos a través de la Línea de Servicio al Cliente 3. Manejo de información de Proveedores. 4. Manejo de información de Cartera y Clientes de sus distintos segmentos de negocio. 5. Captura de bases de datos en promociones o actividades especiales dirigidas a los clientes de sus distintos segmentos de negocio. 6. Captura de información a través de página web. 7. Captura de información a través de programas de mercadeo y promoción de productos propios o de sus clientes. 8. Manejo de información de nómina y de selección de personal. 9. Manejo de información en servicio al cliente. IO. Ejecución de contratos. 1 1. Captura de información para estudios de mercado. 12. Ejecución de sus alianzas estratégicas y/o contratos civiles o comerciales.
Durante la ejecución de estas actividades o de otras donde se presente la captura de datos personales, el reporte, divulgación, uso, consulta, eliminación o supresión, reenvío, transferencia, transmisión, administración, acceso, conservación, almacenamiento, archivo, análisis, copia, procesamiento e inclusión de dichos datos personales dentro de sus bases de datos, en su servidor o el de un tercero tanto en el país como fuera de él, McALLlSTER se ceñirá a los términos de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 en el Tratamiento de los datos personales de terceros, para lo cual obtendrá previamente autorización de su Titular.
McALLlSTER deberá cerciorarse de haber obtenido previamente la autorización del Titular de los datos para darles los usos aquí descritos. De acuerdo con lo anterior, compartirá datos personales con terceros cuando cuente con la debida autorización de su titular. En los usos para los cuales destina Mc ALLISTER los datos personales que captura en ejecución de su objeto social se encuentran, sin limitarse a estos los siguientes: 1. Atención de requerimientos de autoridades. 2. Manejo interno a efectos de registro de sus clientes de los distintos segmentos de negocios. 3. Análisis de riesgo crediticio, análisis estadísticos o de seguridad de sus clientes o usuarios. 4. Ejecución y/o cumplimiento de los contratos que tiene con terceros, comprendidos dentro de su objeto social. 5. El envío de correspondencia, correos electrónjcos o contacto telefónico con sus clientes, proveedores y usuarios de sus distintos programas en desarrollo de actividades publicitarias, promocionales, de mercadeo (principalmente para planes de fidelidad y relacionales) de ejecución de ventas o estudios de mercado enfocados a su actividad u objeto social y de servicios complementarios. 6. Para compartir información con aliados comerciales para el ofrecimiento de servicios con beneficios para nuestros clientes. 7. Para compartirlos o enviarlos a terceros con quienes realice alianzas o contratos para fines comerciales relacionados con la ejecución de las actividades comprendidas dentro de su objeto social. 8. Mantenimiento por sí mismo o a través de un tercero, de las bases de datos. 9. Obtención de información de grupos de interés para el relacionamiento de la compañía. 10. Atención a los accionistas sobre sus solicitudes y trámites. 11. Selección de personal, administración de contrataciones, manejo de relaciones laborales y cumplimento de las obligaciones derivadas de la misma, otorgamiento de beneficios a sus empleados por sí mismo o a través de terceros, así como permitir el acceso de los empleados a los recursos informáticos de la empresa. 12. Envío de información a proveedores o asociados en la prestación de servicios y en el desarrollo de la actividad comercial. 13. Transferencia y transmisión de datos a terceros con quienes realice alianzas relacionadas con su objeto social, contrate estudios o les encargue el tratamiento de datos. 14. Reporte y consulta a centrales de riesgo crediticio legalmente constituidas en Colombia principalmente a Datacredito y Sifin 15. Análisis de prospectos con fines comerciales ya sea de clientes o consumidores. 16. Gestiones de cobranzas o comercial. 17. Compartirla con terceros aliados, proveedores y sociedades ubicadas dentro o fuera del país, en particular para la realización de actividades de conocimiento al cliente, relacionamiento comercial o publicitario, gestión de ventas y actividades de cobranza.
3. Vigencia de las bases de datos: Las bases de datos de McALLlSTER tendrán una vigencia igual al periodo de tiempo en que se mantenga la finalidad o finalidades para las cuales fue solicitada la autorización para el tratamiento de datos o aquel requerido de acuerdo a las normas contables, comerciales, tributarias, laborales, o cualquiera aplicable según la materia, y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información almacenadas en las mismas. Como consecuencia de lo anterior, y siempre y cuando ello no vaya en contravía del cumplimiento de una norma vigente, una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento de los datos, Mc ALLISTER procederá a su supresión. No obstante lo anterior, los datos personales serán conservados cuando se requieran para dar cumplimiento a una obligación legal o contractual.
4. Derechos de los Titulares de los Datos: En aplicación de los términos de la ley, McALLISTER asume el papel de Encargado del Tratamiento y Responsable del Tratamiento en todos los casos o en alguno de ellos, dependiendo de cada uno de ellos, cuando recolecte, almacene, use, circule, suprima o transfiera o transmita datos de Titulares en alguna de sus
actividades como compañía, ya sea por si misma o a través de terceros. Los derechos que le asisten conforme a la ley al Titular de los datos son los siguientes:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012;
c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando quiera que McALLlSTER mediante un análisis de ponderación y razonabilidad establezca la prevalencia de los derechos del titular de los datos sobre cualquier otro o cuando la Superintendencia de Industria y Comercio determine que en el Tratamiento de los datos el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento».
5. Tratamiento de Datos Sensibles y datos personales de niños, niñas y adolescentes: El Tratamiento sobre datos sensibles y los pertenecientes a niños y adolescentes está prohibido, salvos las excepciones legales. No obstante lo anterior, McALLISTER realizará el tratamiento de datos de este tipo única y exclusivamente cuando medie autorización previa y expresa de su Titular, y siempre del preciso marco legal vigente para tales efectos, en los siguientes casos:
(i) Datos sensibles: McALLlSTER realiza el tratamiento de datos sensibles autorizados por el Artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, capturados de sus empleados y con fines únicos y exclusivos de manejo de la relación laboral con la compañía y para dar cumplimiento a las obligaciones legales, contractuales y/o convencionales derivadas de la misma, en vigencia y/o finalizada la misma. Lo anterior sin perjuicio de las autorizaciones que puedan conceder los titulares en los términos del Artículo 6 del Decreto 1377 de 2013.
Dichos datos son manejados en bases de datos del área de gestión humana de McALLlSTER. Para el tratamiento de datos sensibles McALLlSTER deberá: a) Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento. b) Informar al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso. c) No podrá condicionar ninguna actividad al suministro de datos personales sensibles.
(ii) Datos de niños y adolescentes: Si McALLlSTER capturare datos de este tipo será en razón de fa prestación de algunos de sus servicios dirigidos a sus clientes, proveedores o para el cumplimiento de obligaciones legales o contractuales frente a sus trabajadores. El Tratamiento de este tipo de datos será permitido siempre y cuando: a) Responda y respete el interés superior de los niños y adolescentes b) Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Cumplidos los anteriores requisitos, McALLISTER deberá obtener la autorización del representante legal del niño, niña o adolescente para la captura, almacenamiento, envío a terceros y uso de los datos con los fines antes señalados, previo ejercicio del menor de su derecho o su representante a ser escuchado.
6. Atención de Consultas, Solicitudes y Reclamos: McALLISTER deberá permitir el acceso gratuito del Titular de los datos a su información cuando así lo requiera para realizar consultas así como garantizar el derecho a los Titulares de presentar reclamos y solicitudes de corrección, actualización o supresión de datos personales. Mc ALLISTER podrá recibir las solicitudes antes señaladas sobre Datos Personales de: a) El Titular del dato; b) De los causahabientes, representantes legales o apoderados de los Titulares; c) De entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o d) Por orden judicial y de terceros autorizados por el Titular o por la ley. e) Por estipulación a favor de otro o para otro. Mc ALLISTER permitirá el recibo de consultas, solicitudes y reclamos por medio escrito a su dirección de notificación judicial en la Autopista Norte Km 19 Lote El Triunfo – Chía, de manera oral a través de la línea de atención al cliente 6762177 ext. 230 0 en el correo electrónico: servicioalcliente@emcallister.com.
Realizada la solicitud podrá remitirla a la dirección física o electrónica aquí mencionada. Las consultas sobre datos personales serán resueltas por McALLlSTER en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al Titular o sus causahabientes, manifestando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. En caso que la consulta sea realizada a través de la línea de servicio al cliente, deberá informarse al Titular que debe hacerla por escrito con el fin de mantener registro y prueba de esta. Durante el recibo de consultas, peticiones y reclamos, se tendrá como medio probatorio la solicitud que presente el Titular o sus causahabientes. El trámite de estas consultas y reclamos será gratuito, excepto en los casos señalados expresamente por la ley. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular del dato tenga un deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos de
McALLISTER.
El área responsable en Mc ALLISTER para la protección de datos personales que dará trámite a las solicitudes, consultas y reclamos relacionados con Habeas Data, es el Departamento de Mercadeo.
a) Para las solicitudes, consultas, peticiones y reclamos recibidos por medio físico o mediante mail: Recibida la solicitud del titular por correo físico a la Autopista Norte Km 19 Lote El Triunfo — Chía, de manera oral a través de la línea de atención al cliente 6762177 ext. 230 0 al siguiente correo electrónico: servicioalcliente@emcaålister.com los tiempos de respuesta serán de diez (10) días hábiles para consultas y de quince (15) días hábiles para solicitudes, consultas, peticiones y reclamos.
b) Solicitud para conocimiento, actualización y rectificación de datos personales: Esta procederá frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado por et Titular. La solicitud que realice el Titular sobre el particular, deberá ser enviada por correo físico a la Autopista Norte Km 19 Lote El Triunfo – Chía, de manera oral a través de la línea de atención al cliente 6762177 ext.230 0 al siguiente correo electrónico: servicioalciente@emcalfister.com. Los tiempos de respuesta serán de diez (10) días hábiles para consultas y de quince (15) días hábiles para reclamos.
d) Solicitud para revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato: Esta procederá a solicitud del Titular (excepto en los casos donde la ley señala expresamente que no procede) o cuando la Superintendencia de Industria y Comercio así lo determine, previa verificación del incumplimiento por parte de McALLlSTER de tos principios, derechos y garantías constitucionales y legales. Los tiempos de respuesta serán de diez (10) días hábiles para consultas y de quince (15) días hábiles para reclamos. Está podrá ser interpuesta por correo físico a la Autopista Norte Km 19 Lote El Triunfo – Chía, de manera oral a través de la línea de atención al cliente 6762177 ext.230 0 al siguiente correo electrónico: servicioalciente@emcallister.com.
e) Reclamos por inexactitud o incumplimiento de obligaciones: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando consideren que se ha presentado un incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar reclamo en la siguiente dirección física Autopista Norte Km 19 Lote El Triunfo – Chía, de manera oral a través de la línea de atención al cliente 6762177 ext.2300 en el correo electrónico: servicioaiciente@erncallister.com Dicho reclamo será tramitado bajo las siguientes reglas: 1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a McALLlSTER, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan fugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de no ser competente para resolverlo, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. 2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. 3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Cuando exista un reclamo, McALLlSTER deberá informar a los terceros con quienes hubiere compartido los datos personales que están siendo objeto de reclamo, que dicho reclamo exjste y que se encuentra de datos la leyenda «en trámite». Adicional a lo anterior, deberá insertar en la base información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal; Mientras la información esté siendo controvertida por su Titular ante la autoridad, McALLlSTER no podrá circularla con terceros.
8. Actualización de esta Política: Mc ALLISTER se reserva el derecho de actualizar la presente Política cuando así lo requiera de acuerdo a sus procedimientos internos y ejercicio de sus actividades. Cuando sea actualizada, se informará a través de medios idóneos a los Titulares de los datos contenidos en sus bases de datos, previo a su implementación.
9. Fecha de entrada en vigencia de la Política: La presente política es adoptada desde el día 19 de Octubre de 2016.
